La Correspondencia

La Correspondencia.
Se conoce como correspondencia, a la comunicación por escrito entre dos o más personas. La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario.
Por lo general, la noción de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que se trasladan dentro de un sobre. El nombre y la dirección del destinatario se escriben en el frente del sobre, mientras que los datos del remitente se registran en el reverso. Correspondencia, de todas formas, puede ser el intercambio de correos electrónicos o emails. En este caso, la comunicación es virtual y digital.
La correspondencia suele asociarse a un intercambio privado, donde una persona A le escribe a una persona B y ésta le responde. En algunos casos, sin embargo, la correspondencia se vuelve pública, ya sea por voluntad de los involucrados (con una carta abierta) o por la fama de estos (cuando se publica el intercambio de correspondencia entre personajes célebres).

Características de la correspondencia.

Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:

• Particular: Familiar, Social y Personal
  

Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes.Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones, presentaciones, etc.Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con oficinas publicas.

• Comercial, empresarial o industrial:

Es cuando hablamos de cartas en el ámbito de negocios y empresas de igual forma en el sector industrial. Dejando constancia de toda operación que se realice en la actividad mercantil de acuerdo con los usos y costumbres y la disposiciones de ley. Los documentos comerciales son de suma importancia, en ellos que da establecida la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.

• Oficial o institucional:

Es aquella que se lleva en el manejo de las oficinas públicas y empresas.

Distintas clases de cartas.

Las cartas son un medio de comunicación que permite enviar un mensaje de una persona a otra de forma escrita. Por lo general, la carta se coloca dentro de un sobre en el que se escriben los datos del remitente y del destinatario y se la envía por correo a alguien que se encuentre en otra ciudad, país o continente.

De acuerdo a la persona a la que se le envíe la carta y el motivo de la misma, existen los siguientes tipos de cartas:

De postulación: generalmente, cuando una persona desea postularse a un puesto de trabajo que esté vacante, suele enviar un currículum vitae acompañado de una carta de postulación. Quien la envía suele enterarse de la oferta por medio de un sitio web, un anuncio clasificado, o través de algún conocido, por lo que muchas veces esto se aclara en el cuerpo de la nota. Por medio de ella, el postulante logra remarcan aquellas virtudes propias que considera relevante para el puesto en cuestión y que quizás el formato del CV no le permite incluirlas.

De aceptación: estas cartas pueden tener diversos destinatarios ya que son escritas a fin de aceptar una solicitud hecha previamente.

De reclamo: como su nombre indica, son cartas redactadas con el objetivo de elevar alguna queja sobre algún producto o servicio con el que no se está de acuerdo. En estas, se debe redactar con claridad qué es aquello con lo que no se encuentra conforme.

De renuncia: estas cartas suelen ser redactadas por aquellas personas que mantuvieron un buen vínculo con la empresa para la que trabajaban y no descartan la posibilidad de regresar en el futuro. Por lo general, estas comienzan agradeciendo a la institución por haberle permitido formar parte del personal. Luego de esto, se debe argumentar porqué se abandona el puesto que estaba ocupando. Generalmente, se cierra con un nuevo agradecimiento y un saludo cordial.

De cobro: cartas como estas son enviadas por parte de empresas, particulares o de organismos estatales con el objeto de informarle al receptor que se agota el tiempo para abonar una deuda pendiente.

De despido: redactar este tipo de cartas es una tarea difícil y debe hacerse con mucho cuidado. Se debe tener en cuenta que quien sea despedido puede iniciar acciones legales, por lo que una carta que argumente con claridad los motivos del despido puede ser muy útil para evitar esta clase de procesos.

De recomendación: estas cartas son redactadas en los procesos de selección para un puesto de trabajo o bien, de alumnos de alguna institución educativa. Estos mensajes suelen ir acompañados de un CV y justamente buscan complementar la información que este incluye, pero por parte de un tercero. En estas notas, no es tan importante lo que se escribe, sino quién lo escribe. El contenido incluye los rasgos positivos de la persona que se intenta recomendar para el puesto y porqué considera que se merece ser elegido.

De oferta comercial: estas cartas son las que circulan dentro del ambiente comercial y tienen como objetivo dar a conocer una nueva oferta de algún producto o servicio, a fin de atraer la atención de los clientes. Estas cartas deben ser cortas, concisas y claras, si se quiere atraer la atención del receptor.

De agradecimiento: como su nombre indica, estas cartas son destinadas a aquellas personas que se le quiere agradecer por algún gesto o actitud que haya tenido. Estos mensajes, además de ser un signo de cortesía, permiten entablar un clima de puertas abiertas con aquella persona. Esta clase de cartas son muy comunes cuando se le quiere agradecer a alguien por haberlo contratado en un puesto laboral al que se había postulado.

De constancia laboral: como su nombre indica, estas cartas son escritas por el emisor cuando quiere dar de baja algún servicio o producto que estaba recibiendo. En ciertos casos, el único medio para poder romper el vínculo establecida con la empresa es por este medio, lo que vuelve al proceso engorroso, ya que en muchos casos se deben explicitar los motivos por los que se solicita dar de baja al servicio. Aquí se puede explicar que no se está de acuerdo con la calidad del servicio, que no satisface sus necesidades, o bien, que ya no lo necesita más.

Bancaria: son cartas destinadas específicamente a las entidades bancarias con distintos motivos. Estos pueden ser desde reclamar por el desempeño de algún servicio, o bien, para pedir información sobre alguno que se esté brindando o directamente, para solicitarlo.

De amonestación: estas cartas suelen ser enviadas por el departamento de Recursos Humanos a aquellos empleados que no estén cumpliendo con las normas o reglas de la empresa. El objetivo de las mismas es corregir las conductas de los empleados y, en caso de que esto no ocurra, advertirles que pueden ser despedidos en el corto plazo.

Estructura formal de los documentos.

La estructura de un documento  es la guia para su redacción. Indica los apartados concretos y el tipo de  información que debe contener. Una estructura predeterminada ayudará en el proceso de elaboración de un documento mercantil, ya que si conocemos exactamente los apartados que debe contener un escrito no dudamos a la hora de confeccionarlo y no olvidaremos nada de lo que debe contener”.

Hay estructuras estándar o personalizada, sin embargo es conveniente antes de redactar visualizarla. 

Estructura formal de una carta comercial:

Instancia o solicitud:

Características de la redacción de los documentos en una empresa.

Los documentos que se elaboran en una empresa presentan las siguientes características:

• Lenguaje: Utiliza un lenguaje formal, sencillo y directo. Oraciones cortas y las construcciones gramaticales sencillas.
• Redacción: Se inicia con la información más importante y a continuación la información menor: “las primeras frases deberían resumir los elementos claves del documento entero.
• Modelos: Suelen utilizarse plantillas de documentos que se reutilizaran, con las modificaciones necesarias.
  

  Algunas empresas tienen sus propios modelos.
• Esquemas: Cuando es la primera vez a redactar una carta de este tipo es recomendable elaborar un esquema, facilita la escritura y la fluidez del razonamiento y a la larga ahorra tiempo.
  Si tenemos algún problema para empezar el esquema, escribiremos cualquier dato, conclusión o afirmación que podamos necesitar. Posteriormente intentaremos ordenar esta información de una manera lógica y preparar un borrador, basando la redacción en el esquema.